Qualität und Compliance
In diesem Bereich muss ein Prozess nicht nur funktionieren. Sie müssen auch belegen können, dass er funktioniert hat, mit Zeitpunkt, Zuständigkeit und Begründung. Mit Tabellen und E-Mail-Verläufen ist das kaum zu leisten, und gerade das wird in Zertifizierungen geprüft.
Der Kern
Nachweise entstehen im Prozess selbst
Läuft ein Prozess teils im System und teils in Postfächern, ist der Nachweis lückenhaft, auch wenn der Teil im System gut dokumentiert ist. Entscheidend ist, dass der vollständige Ablauf im System stattfindet: Feststellung, Zuweisung, Rückfrage, Fristverlängerung, Wirksamkeitsprüfung, Abschluss. Dafür braucht es ein Werkzeug, das den Prozess so abbildet, wie er tatsächlich läuft.
Heute und morgen
Vor jedem Audit beginnt die Suche: Wer hat die Maßnahme abgeschlossen, wann, und wo liegt der Beleg?
Jeder Schritt findet im System statt, mit Zeitpunkt, Person und Begründung. Der Auditbericht ist eine Auswertung und kein eigenes Projekt.
Typische Prozesse
Prozesse, bei denen der Nachweis genauso zählt wie der Ablauf, verbunden über Lieferanten, Produkte, Anlagen und Schulungen.
An diesem Prozess zeigt sich, ob ein Qualitätsmanagement im Alltag gelebt wird: Was passiert nach der Feststellung? Auditplanung mit Umfang, Termin und Beteiligten, Feststellungen mit Einstufung und Nachweisen, Maßnahmen mit Verantwortung und Frist und eine Wirksamkeitsprüfung als eigener Schritt.
Von der Meldung über die Ursachenanalyse bis zur Korrektur- und Vorbeugemaßnahme, verbunden mit Lieferant, Charge und Anlage.
Freigabe, Versionsstand, Gültigkeit und Kenntnisnahme. Dafür wird sonst häufig ein eigenes Werkzeug beschafft.
Meldewege über ein eigenes Portal, auf Wunsch anonym. Fristen laufen ab Kenntnisnahme, Zugriff hat nur die zuständige Stelle.
Bewertung, Maßnahme und Abschluss dokumentiert, mit Auswertungen für Berichtspflichten.
Wer ist für welche Tätigkeit unterwiesen, und wann läuft es ab? Verknüpft mit Dokumenten und Prozessen.
Personalprozesse ansehenIm Detail · Audit und Maßnahme
Ein internes Audit in der Fertigung stellt fest: Prüfmittel sind nicht durchgängig kalibriert. Was danach passiert, entscheidet über das nächste externe Audit. Fristen sind Beispiele.
Direkt am Audit, mit Einstufung, betroffenem Bereich und Fotos als Nachweis. Ein Protokoll muss nicht erst abgetippt werden.
Die Fertigungsleitung bekommt die Korrekturmaßnahme mit Frist, die Qualität die Vorbeugemaßnahme. Jede Maßnahme kennt ihre Feststellung, jede Feststellung ihr Audit.
Wird es knapp, beantragt die verantwortliche Person eine Verlängerung. Die Qualität entscheidet, und die Entscheidung steht mit Begründung am Vorgang. Ohne Antrag wird eskaliert.
Eine erledigte Maßnahme ist noch nicht unbedingt wirksam. Nach einem festgelegten Zeitraum entsteht automatisch die Prüfung, ob sie gegriffen hat. Erst danach ist die Feststellung geschlossen.
Offene, überfällige und wirksam geschlossene Maßnahmen je Bereich stehen als Ansicht bereit, ohne Datenexport.
KI in Qualität und Compliance
Beim Aufbau: Die Reklamationsbearbeitung mit Erfassung durch den Vertrieb, Prüfung durch die Qualität und 8D-Bericht bei Serienfehlern legt Ihr Team im Editor an. Auf Wunsch übernimmt der Assistent die Umsetzung aus einer solchen Beschreibung: Datenmodell, Formular, Ablauf mit Fristen in Arbeitstagen, eine Regel für Serienfehler, die Rolle Qualitätssicherung und ein Dashboard nach Ursache. Alles landet zuerst im Entwurf, jede Änderung mit ihrer Herkunft.
Gerade in diesem Bereich ist das wichtig: Bei jeder Änderung ist festgehalten, aus welchem KI-Auftrag sie stammt. Wer später wissen will, warum der Prozess so aufgebaut ist, kann es nachvollziehen.
Im Alltag: Auf die Frage „Welche Maßnahmen aus dem letzten Audit sind überfällig?“ liefert der Assistent eine gruppierte Liste. Er fasst lange Reklamationsverläufe zusammen und beantwortet Fragen aus Ihrem Handbuch und Ihren Verfahrensanweisungen.
Im Detail · Reklamation
Eine Kundenreklamation geht ein, und die Plattform erkennt, dass es nicht die erste dieser Art ist. Die Schwelle ist ein Beispiel aus einer Konfiguration.
Der Vertrieb erfasst die Reklamation im Formular, oder sie kommt über Portal, Postfach oder Schnittstelle. In jedem Fall ist sie mit Kunde, Produkt und Charge verknüpft.
Sperrung, Sortierung, Ersatzlieferung: Die Sofortmaßnahme läuft getrennt von der Ursachenanalyse, damit das Dringende nicht auf die gründliche Analyse warten muss.
Treten innerhalb von 30 Tagen drei gleiche Fehlerbilder auf, startet automatisch ein 8D-Bericht, und die Qualitätssicherung bekommt die Aufgabe.
Jede Disziplin des 8D mit Verantwortung und Frist. Ist der Lieferant die Ursache, steht die Reklamation an seinem Datensatz und fließt in seine nächste Bewertung ein.
Kosten je Reklamation, Pareto nach Ursache, Trend nach Lieferant und Zeitraum, jeweils als Ansicht auf denselben Datenbestand.
Ihr eigener Bereich
Hinweise, Datenschutzverstöße, Vorfälle mit Personenbezug: Hier hängt das Vertrauen in den ganzen Prozess davon ab, wer Zugriff hat. Auf nexxcite lassen sich besonders sensible Vorgänge vollständig abtrennen, sodass nur die zuständige Stelle sie sieht.
Qualität und Compliance bekommen dafür einen eigenen Bereich mit eigenen Rollen, eigener Navigation, einer Startseite mit offenen Maßnahmen und laufenden Fristen und einem eigenen Assistenten. Für alle anderen ist der Bereich nicht vorhanden, weder in der Navigation noch in der Suche noch über die Schnittstelle.
Eine Auditorin bekommt auf Wunsch eine Rolle, die genau die Vorgänge ihres Prüfumfangs lesen darf und sonst nichts.
Anbindung
Lieferanten, Produkte und Chargen kommen aus dem führenden System, damit Reklamation und Maßnahme am richtigen Objekt hängen.
Reklamationen und Meldungen aus überwachten Postfächern, Benachrichtigungen an Verantwortliche.
Fotos, Berichte und Belege im eigenen Speicher, Altbestände aus Tabellen übernommen.
nexxcite ist kein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und bringt keine Vorlagen nach einer bestimmten Norm mit. Was es mitbringt, sind die Mittel, Ihr normkonformes Vorgehen abzubilden und nachweisbar zu machen.
Wenn Sie ein Produkt suchen, das eine Norm bereits fertig abbildet, ist ein Fachsystem der kürzere Weg. Wenn Sie ein solches Produkt bereits haben und es Ihre Abläufe nicht vollständig abdeckt, lassen sich die übrigen Abläufe mit nexxcite abbilden.
Einwände
Nein. nexxcite bildet Ihr eigenes Vorgehen ab. Ihr Team baut den Prozess im Editor, auf Wunsch legt die KI aus Ihrer Beschreibung eine erste Fassung an, die Ihr Team prüft und freigibt. So entsteht ein Prozess, der zu Ihrem Managementsystem passt.
Jeder Schritt im Vorgang steht mit Zeitpunkt, Person und Begründung am Datensatz. Änderungen an der Konfiguration selbst laufen über Entwürfe, die gemeinsam freigegeben werden. Hat die KI eine Änderung vorgeschlagen, ist auch das vermerkt.
Ja. Meldewege lassen sich über ein eigenes Portal abbilden, auf Wunsch anonym. Fristen laufen ab Kenntnisnahme, und Zugriff hat nur die zuständige Stelle.
Wenn es Ihre Abläufe vollständig trägt, gar nicht. Häufig deckt es die Norm ab, aber nicht die Maßnahmenverfolgung über Abteilungen hinweg, die Lieferantenseite oder die Meldungen daneben. Dort entstehen dann die Lücken im Nachweis.
Dort, wo Sie es entscheiden: als SaaS, im eigenen Rechenzentrum oder in einer privaten Cloud. Ein späterer Wechsel des Betriebsmodells erfordert keinen Neuaufbau.
Nur, wenn ihr Nutzer es darf. Was die Rechteprüfung ausfiltert, sieht der Assistent nicht. Zusätzlich legen Sie je Assistent fest, welche Datenbereiche er überhaupt kennt.
Live-Demo
Wie lange Ihre Auditvorbereitung heute dauert, zeigt gut, wie vollständig Ihre Prozesse bereits im System laufen. Zeigen Sie uns Ihren Maßnahmenprozess, wir bauen ihn in der Demo gemeinsam mit Ihnen nach.