Einkauf und Finanzen
Ihre Genehmigungsregeln sind aus Ihrer Organisation, Ihren Compliance-Vorgaben und vielen Einzelentscheidungen gewachsen. Ein ERP-System bildet sie selten vollständig ab, deshalb ist der Weg bis zur Bestellung oft Handarbeit. Mit nexxcite wird daraus ein geregelter Ablauf: nach Ihren Regeln, nachvollziehbar dokumentiert und angebunden an Ihr führendes System.
Worauf es ankommt
Heute und morgen
Die einfachen Fälle laufen im Werkzeug, die Ausnahmen per E-Mail. Nach einiger Zeit kennt niemand mehr alle Regeln, und das zeigt sich im Audit.
Jede Anforderung durchläuft dieselben vollständigen Freigaberegeln, und jede Freigabe findet im System statt.
Typische Prozesse
Bestellung, Wareneingang und Buchhaltung bleiben im führenden System. nexxcite übernimmt die Schritte, die heute per E-Mail, Tabelle und auf Zuruf laufen.
Der Weg vom Bedarf bis zur Bestellung: Positionen, Budget und Begründung erfassen, Warengruppe und Kostenstelle auf Wunsch von der KI vorschlagen lassen, Freigabestufen nach Betrag, Warengruppe und Kostenstelle und am Ende die Übergabe ans führende System. Den Stand sehen Antragsteller selbst, ohne beim Einkauf nachzufragen.
Selbstauskunft über ein Portal, Prüfung der Nachweise, Freigabe durch Einkauf, Qualität und Compliance, wiederkehrende Bewertung.
Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung, einschließlich der Fälle, in denen etwas nicht zusammenpasst.
Laufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungsfristen mit mehrstufiger Erinnerung. Hier kostet eine übersehene Frist unmittelbar Geld.
Investitionsanträge mit Begründung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, freigegeben bis zur Geschäftsführung.
Was bestellt, was freigegeben und was noch offen ist, zeigen Ansichten auf denselben Datenbestand. Eine separat gepflegte Liste braucht es nicht.
Low Code in der Praxis
Ein Ablauf, den fast jedes Unternehmen kennt: die Bedarfsanforderung mit betragsabhängiger Freigabe. Jeder Schritt wird im Editor eingerichtet, ohne Programmierung, und lässt sich später von Ihnen selbst ändern.
Ein Formular, das Sie selbst gestalten: Pflichtfelder, Auswahllisten aus Ihren Stammdaten, Anhänge. Wer welche Felder sieht, hängt von der Rolle ab.
Anhand der Beschreibung schlägt die KI Warengruppe und Kostenstelle vor. Die antragstellende Person bestätigt oder korrigiert. So werden die Angaben genauer, ohne dass jemand dafür geschult werden muss.
Bis 1.000 € genehmigt die Teamleitung, darüber die Bereichsleitung, ab 10.000 € zusätzlich der Einkauf. Diese Schwellen ändern Sie später selbst im Editor.
Die zuständige Person erhält Aufgabe und E-Mail. Bleibt sie liegen, erinnert die Plattform und eskaliert nach Ihrer Regel. Die Fristen werden in Arbeitsstunden berechnet.
Nach der Freigabe legt die Plattform die Bestellung über die Schnittstelle im ERP-System an, mit den Werten aus dem Antrag. Niemand muss etwas abtippen, und beide Systeme haben denselben Stand.
Antragsteller sehen ihren Vorgang im Portal, der Einkauf seine Auswertung im Dashboard. Beides sind Ansichten auf denselben Datenbestand, eine zusätzliche Liste muss niemand pflegen.
So entsteht ein Prozess wie dieser im Editor.
Spätere Anpassungen nehmen Sie selbst im Editor vor.
Im Detail · Freigabestufe
Bis 1.000 € genehmigt die Teamleitung. Darüber die Bereichsleitung. Ab 10.000 € zusätzlich der Einkauf. Bei IT-Beschaffungen unabhängig vom Betrag immer die IT-Leitung. Bei Investitionen die Geschäftsführung. Und wenn die genehmigende Person selbst die antragstellende ist, geht es eine Stufe höher.
Die einfachen Fälle laufen im Werkzeug, die Ausnahmen per E-Mail. Nach einiger Zeit kennt niemand mehr alle Regeln vollständig, und das zeigt sich bei der Prüfung im Audit.
Die Freigabestufe ist eine Regel, die Betrag, Warengruppe, Kostenstelle, Investitionskennzeichen und die antragstellende Person berücksichtigt. Sie steht an einer Stelle und ist lesbar. Die Schwellen ändern Sie selbst, ohne auf eine neue Softwareversion zu warten.
Weil jede Freigabe im System stattfindet, ist die Frage „Wer hat das genehmigt und nach welcher Regel?“ eine Abfrage und keine Suche in Postfächern.
KI im Einkauf
Beim Ändern: Ab sofort soll jede Bestellung über 25.000 € zusätzlich von der Geschäftsführung freigegeben werden. Diese Änderung nimmt der Einkauf im Editor vor. Auf Wunsch übernimmt der Assistent die Umsetzung aus einer kurzen Beschreibung und passt Regel, Ablauf, Rolle und Benachrichtigung als Entwurf an. Laufende Anträge bleiben unberührt, wirksam wird die Änderung erst mit Ihrer Freigabe.
Im Alltag: Aus der Beschreibung einer Anforderung schlägt die KI Warengruppe und Kostenstelle vor, die antragstellende Person bestätigt oder korrigiert. Die Teamleitung kann fragen: „Welche offenen Bestellanforderungen über 5.000 € warten noch auf meine Freigabe?“ Die Antwort kommt als sortierte Liste, ermittelt mit ihren Berechtigungen.
Weil passende Werte bereits vorgeschlagen werden, verbessert sich die Datenqualität, ohne dass dafür eigens geschult werden muss.
Im Detail · Rechnungsprüfung
Der Normalfall ist schnell erledigt. Entscheidend ist, was mit den Ausnahmen passiert.
Ein überwachtes Postfach nimmt Rechnungen an und legt je Eingang einen Vorgang an, mit Anhang, Absender und Eingangsdatum.
Der Vorgang wird der Bestellung zugeordnet, auch teilweise. Passen Menge und Betrag, geht er direkt in die Freigabe.
Stimmt etwas nicht, geht der Vorgang mit einer konkreten Rückfrage an die bestellende Person und kommt mit ihrer Antwort zurück. So bleibt nichts unbemerkt liegen.
Zwei unabhängige Freigaben, dokumentiert mit Zeitpunkt und Person. Danach geht die Rechnung an die Buchhaltung.
Ihr eigener Bereich
Auf nexxcite ist der Einkauf ein eigener Bereich: eigene Navigation mit Anforderungen, Lieferanten, Verträgen und Budgets, eine Startseite mit allem, was auf die eigene Freigabe wartet, eine eigene Farbgestaltung und ein Einkaufs-Assistent, der nur Einkaufsdaten kennt.
Zugriffsregeln wirken bis auf den Datensatz: Jede Abteilung sieht nur die Anforderungen ihrer eigenen Kostenstelle, die Bereichsleitung die ihres Bereichs, der Einkauf alle.
Lieferanten bekommen einen Zugang mit eigener Oberfläche und sehen dort ausschließlich ihre eigene Selbstauskunft und ihre eigenen Nachweise.
Anbindung
Freigegebene Anforderungen werden mit den Werten aus dem Antrag zur Bestellung im führenden System.
Rechnungen und Lieferantenpost aus überwachten Postfächern, Benachrichtigungen an alle Beteiligten.
Kostenstellen, Warengruppen und Lieferanten aus dem führenden System, regelmäßig abgeglichen.
Einwände
Für alles, was dort nicht hineinpasst: Regeln mit vielen Ausnahmen, Antragsteller ohne ERP-Zugang, Klärungsfälle, Lieferantennachweise, Vertragsfristen. Das ERP bleibt führend. nexxcite sorgt dafür, dass das, was dort ankommt, vollständig und freigegeben ist.
Nein. Bestellungen, Wareneingang und Buchhaltung bleiben im führenden System; es entstehen keine Buchungssätze und keine Bilanz. Auch ein Beschaffungsportal mit elektronischen Lieferantenkatalogen im großen Maßstab ersetzt nexxcite nicht. nexxcite übernimmt die Schritte davor und daneben: von der Anforderung bis zur Freigabe, die Klärungsfälle und die Fristen, also alles, was heute per E-Mail läuft.
Sie selbst. Die Freigabestufe ist eine lesbare Regel. Eine neue Schwelle wird im Entwurf geändert, geprüft und freigegeben, ohne neue Softwareversion und ohne Dienstleister. Laufende Anträge bleiben dabei unberührt.
Nein. Lizenziert werden die Plattform und die gleichzeitig angemeldeten Nutzer, nicht jede Person, die gelegentlich eine Anforderung stellt.
Über dessen Schnittstelle: Nach der Freigabe ruft die Plattform das führende System auf und übergibt die Werte aus dem Antrag. Schlägt die Übergabe fehl, wird das am Vorgang sichtbar.
Ja, über einen eigenen Zugang mit eigener Rolle. Sie sehen ausschließlich ihre eigene Selbstauskunft und ihre eigenen Nachweise. Interne Bewertungen und Vermerke sind für diesen Zugang nicht vorhanden.
Jede Freigabe findet im System statt und ist mit Zeitpunkt, Person und Regel am Vorgang dokumentiert. Wie Sie das in Ihre Prüfungs- und Aufbewahrungsvorgaben einbetten, besprechen wir gern am konkreten Fall.
Live-Demo
Je mehr Ausnahmen Ihre Regel kennt, desto weiter liegen Ihr heutiges System und die tatsächliche Praxis auseinander. Bringen Sie Ihre Regel mit. Wir bauen sie in der Demo mit allen Ausnahmen auf.