Personal
Konto, Laptop, Zugänge, Arbeitsplatz, Unterweisung: Beim Eintritt muss alles zum selben Termin fertig sein, beim Austritt alles zum selben Termin wieder entzogen. nexxcite verteilt die Aufgaben, überwacht die Fristen und zeigt der Führungskraft, wo etwas offen ist. Die Personaldaten sieht dabei nur HR.
Das eigentliche Problem
Beim Onboarding kostet die Abstimmung die meiste Zeit
Die einzelnen Aufgaben sind einfach. Der Aufwand entsteht, weil mehrere Abteilungen sie in der richtigen Reihenfolge und bis zu einem festen Termin erledigen müssen und niemand den Gesamtstand sieht.
Heute und morgen
HR verschickt die Checkliste, und jede Abteilung soll ihren Teil abarbeiten. Ob das geschehen ist, weiß nur, wer zuletzt nachgefragt hat.
Aus dem Eintritt entstehen die Aufgaben jeder Abteilung, mit Termin, Verfolgung und Eskalation. HR sieht den Stand, ohne nachfragen zu müssen.
Typische Prozesse
Personalprozesse betreffen mehrere Abteilungen zugleich. Deshalb gehören sie auf eine Plattform, die Aufgaben über Abteilungsgrenzen hinweg verteilt.
Ein Vorgang, aus dem alle beteiligten Abteilungen ihre Aufgaben bekommen, abhängig von Rolle, Standort und Eintrittstermin. Konten entstehen automatisch im Verzeichnis, die Hardware geht als Anforderung an den Einkauf, Pflichtunterweisungen werden mit Nachweis geplant.
Derselbe Prozess in umgekehrter Richtung. Lücken wiegen hier schwerer, und der Stichtag lässt sich nicht verschieben.
Antrag mit Kontingentprüfung, Teamkalender, Vertretung und Übergabe an die Lohnabrechnung.
Pflichtunterweisungen mit Wiederholungsintervall, Nachweise mit Ablaufdatum und eine Erinnerung, bevor die Frist abläuft.
Verträge, Bescheinigungen und Nachweise am Personalvorgang, mit Aufbewahrungs- und Löschfristen als Regel.
Neue Abteilung, neuer Standort, neue Rolle: Neue Zugänge kommen dazu, alte werden entzogen. Das läuft als eigener Ablauf und wird nicht vergessen.
Im Detail · Onboarding
Ein Eintritt am 1. des Monats, Vertrieb, Standort Köln. Fristen und Zuständigkeiten sind Beispiele, bei Ihnen gelten Ihre eigenen.
Name, Rolle, Abteilung, Standort, Eintrittsdatum. Mehr braucht es nicht, um den Rest auszulösen. Die Führungskraft kommt aus dem Verzeichnis.
Die IT richtet Konto und Zugänge ein, der Einkauf bestellt den Laptop, das Facility Management bereitet den Arbeitsplatz vor, die Führungskraft plant die Einarbeitung. Jede Aufgabe ist rückwärts ab dem ersten Arbeitstag terminiert.
Benutzerkonto und Gruppenmitgliedschaften werden passend zur Rolle im Verzeichnis angelegt. Niemand muss eine Gruppenliste abtippen.
Die Laptop-Anforderung geht als Folgeprozess an den Einkauf, mit Freigabe und Lieferstatus. HR sieht, ob das Gerät rechtzeitig da ist.
Pflichtunterweisungen sind terminiert, Kenntnisnahmen werden je Person nachgewiesen. Die Führungskraft sieht im Fortschritt, was erledigt ist und was noch offen ist. Bleibt etwas liegen, wird eskaliert.
Im Detail · Urlaubsantrag
Der kleinste Personalprozess und zugleich der, den alle regelmäßig nutzen. Hier zeigt sich, ob Mitarbeitende gern mit einer Plattform arbeiten.
Zeitraum wählen und absenden. Das Kontingent wird sofort geprüft. Wer nicht genug Resturlaub hat, erfährt es schon vor dem Absenden.
Der Teamkalender zeigt, wer im selben Zeitraum fehlt. Die Führungskraft entscheidet mit vollständigem Überblick.
Die benannte Vertretung übernimmt während der Abwesenheit auch Aufgaben aus anderen Prozessen, etwa Freigaben im Einkauf. So bleibt nichts liegen, weil jemand im Urlaub ist.
Nach der Freigabe geht die Abwesenheit über eine Schnittstelle an die Lohnabrechnung. Eine zweite Erfassung entfällt, und die Systeme bleiben auf demselben Stand.
KI im Personalbereich
Beim Aufbau: HR legt etwa das Offboarding im Editor an: Kontosperre zum Stichtag, Rückgabe der Arbeitsmittel mit Quittung, Übergabe der Zuständigkeiten an die Vertretung. Auf Wunsch übernimmt der Assistent die Umsetzung aus einer solchen Beschreibung und legt Datenmodell, Formulare, Ablauf und Rollen als Entwurf an. HR prüft jede Änderung und gibt sie frei oder nimmt sie wieder zurück.
Im Alltag: Fragen wie „Welche Eintritte im Oktober haben noch offene Hardware-Aufgaben?“ oder „Wer hat die Frist für die Arbeitsschutz-Unterweisung überschritten?“ beantwortet der HR-Assistent mit einer passenden Liste. Mitarbeitende sehen im Portal, wo ihr Antrag steht, und müssen nicht bei HR anrufen.
Der Assistent arbeitet mit den Rechten seines Nutzers. Je Assistent legen Sie fest, welche Datenbereiche er kennt. Der HR-Assistent kennt Personaldaten, der Service-Assistent der IT kennt sie nicht.
Ihr eigener Bereich
Der häufigste Einwand ist berechtigt: Personaldaten sind besonders schutzwürdig, und die IT-Administration darf sie nicht sehen. Das muss die Plattform selbst sicherstellen.
Der Personalbereich lässt sich vollständig abtrennen. IT-Administratoren sehen dann keine Personaldatensätze in Listen, keine Einträge in der Navigation und keine Treffer in der Suche. Auch über die Schnittstelle sind die Daten nicht auffindbar.
HR bekommt dafür eine eigene Anwendung mit eigener heller Farbgestaltung, eigenem Logo, eigener Navigation mit Eintritten, Abwesenheiten, Schulungen und Dokumenten, eigener Startseite und eigenem Assistenten. Auch die Administration lässt sich trennen. Wer im Personalbereich konfiguriert, braucht keine Rechte im Rest der Plattform.
Erfahrungsgemäß drei Dinge: Wer kann welche Daten sehen, wird Leistung oder Verhalten ausgewertet, und was passiert mit den Daten nach Fristablauf?
Die ersten beiden sind Konfigurationsfragen, die sich vorführen lassen. Ein Berechtigungsmodell zu zeigen ist einfacher, als es zu beschreiben. Die dritte ist eine fachliche Entscheidung, die als Regel in der Plattform abgebildet wird.
Wir empfehlen, diese Runde früh zu führen und nicht erst kurz vor der Einführung.
Termin mit Ihrem Gremium vereinbarenAnbindung
Personalprozesse sind auf die umliegenden Systeme angewiesen. nexxcite ersetzt sie nicht, sondern verbindet sie.
Konten und Gruppen beim Eintritt anlegen und beim Austritt sperren, Führungskräfte aus dem Verzeichnis übernehmen.
Abwesenheiten und Stammdaten übergeben, statt sie doppelt zu erfassen.
Benachrichtigungen an Beteiligte, Dokumente dort abgelegt, wo sie liegen sollen.
Einwände
Nein, wenn Sie es so festlegen. Der Personalbereich lässt sich vollständig abtrennen, einschließlich der Administration. IT-Administratoren sehen die Personaldaten dann weder in Listen noch in der Suche noch über die Schnittstelle.
Nein. Stammdatenführung und Lohnabrechnung bleiben, wo sie sind. nexxcite übernimmt die Abläufe dazwischen, also Eintritt, Austritt, Anträge und Fristen, und übergibt die Ergebnisse über Schnittstellen.
Nein. Lizenziert werden die Plattform und die gleichzeitig angemeldeten Nutzer. Gezählt wird, wer zur selben Zeit angemeldet ist, nicht, wer einen Zugang hat.
Aufbewahrungs- und Löschfristen sind eine fachliche Entscheidung, die als Regel in der Plattform abgebildet wird. Was die Regel vorsieht, wird umgesetzt und nachweisbar dokumentiert.
Das entscheiden Sie. Je Assistent legen Sie fest, welche Datenbereiche er kennt, und er arbeitet stets mit den Rechten seines Nutzers. Über eigene Zugangsschlüssel oder ein offenes Modell im eigenen Rechenzentrum bestimmen Sie außerdem, wohin Daten überhaupt gehen.
Die Oberfläche passt sich an Telefon und Tablet an und funktioniert dort ohne gesonderte Konfiguration. Für Urlaubsantrag oder Kenntnisnahme reicht das in der Regel. Eine App, die auch ohne Internetverbindung arbeitet, gibt es nicht.
Live-Demo
Bringen Sie zwei Angaben mit: wie lange Ihr Onboarding heute dauert und wie viele Personen daran beteiligt sind. Daran lässt sich der Nutzen gut einschätzen. In der Demo bauen wir Ihren Eintrittsprozess gemeinsam auf.